Od pewnego czasu coraz większa liczba firm decyduje się na wykorzystywanie w swojej pracy dokumentów w formie elektronicznej. Z ich użytkowaniem, jest związanych bezpośrednio wiele różnych zalet. Należy jednak pamiętać o odpowiednim podejściu do przechowywania i archiwizacji takich właśnie dokumentów. Wszystko to wynika z ustawy o rachunkowości, oraz z ustawy o podatku od towarów i usług, które regulują kwestię przechowywania i archiwizacji w takiej formie.
Archiwizowanie e-dokumentów
Jak się okazuje, aby możliwa była szybka archiwizacja dokumentów elektronicznych, trzeba dostosować się do kilku bardzo ważnych zasad. Dokumenty, muszą być przechowywane wiec w postaci oryginalnej – nie mogą być cyfrowymi kopiami. Dodatkowo, muszą być one przechowywane w porządku, adekwatnym do sposobu prowadzenia ksiąg, oraz ze ścisłym podziałem na okresy sprawozdawcze. Dodatkowo, bardzo ważne jest zachowanie odpowiednich oznaczeń poszczególnych zbiorów i dokumentów, gdyż tylko w taki sposób nie będzie problemów z ich odnalezieniem. Warto pamiętać również o tym, że dokumenty muszą być archiwizowane w ciągu pięciu lat od momentu, którego dotyczą. Muszą być one udostępniane w trakcie tego okresu na każde żądanie odpowiednich jednostek kontrolnych. Bardzo ważne jest także odpowiednie zabezpieczenie dokumentów w formie cyfrowej, oraz utrudnienie do nich dostępu tym osobom, które nie są uprawnione do wglądu w takie właśnie dokumenty. Jednocześnie, dokumenty powinny spełniać wszystkie obowiązujące wymogi oryginalności oraz wiarygodności. W wyniku archiwizacji dokumentów elektronicznych, nie powinna ucierpieć ogólna czytelność dokumentów, a także integralność znajdujących się na nich treści. Jeśli chodzi o zachowanie integralności zarchiwizowanych elektronicznych faktur czy innych dokumentów ważne jest, by nie dokonywać w niej po prostu żadnych zmian danych.
Jeśli chodzi zaś o możliwie jak najlepszy wybór nośnika do przechowywania takich dokumentów, to może być to albo dysk twardy, bądź też dostępna przestrzeń w chmurze. Bardzo ważne jest jednak, aby ograniczyć dostęp do wybranego miejsca przechowywanych na danym nośniku dokumentów elektronicznych. W obecnym czasie coraz większa liczba przedsiębiorstw oraz jednostek samorządu terytorialnego wykorzystuje do swojej pracy dokumenty w formie elektronicznej. Wszystko z tego względu, że jest to zdecydowanie najlepszy sposób na oszczędność miejsca, a jak również i czasu, potrzebnego na odnalezienie konkretnych dokumentów. Należy jednak pamiętać o konieczności zachowania właściwych procedur podczas archiwizacji takiej dokumentacji.