Jak powinno się archiwizować dokumenty elektroniczne?

Od pewnego czasu coraz większa liczba firm decyduje się na wykorzystywanie w swojej pracy dokumentów w formie elektronicznej. Z ich użytkowaniem, jest związanych bezpośrednio wiele różnych zalet. Należy jednak pamiętać o odpowiednim podejściu do przechowywania i archiwizacji takich właśnie dokumentów. Wszystko to wynika z ustawy o rachunkowości, oraz z ustawy o podatku od towarów i usług, które regulują kwestię przechowywania i archiwizacji w takiej formie.

Archiwizowanie e-dokumentów

Jak się okazuje, aby możliwa była szybka archiwizacja dokumentów elektronicznych, trzeba dostosować się do kilku bardzo ważnych zasad. Dokumenty, muszą być przechowywane wiec w postaci oryginalnej – nie mogą być cyfrowymi kopiami. Dodatkowo, muszą być one przechowywane w porządku, adekwatnym do sposobu prowadzenia ksiąg, oraz ze ścisłym podziałem na okresy sprawozdawcze. Dodatkowo, bardzo ważne jest zachowanie odpowiednich oznaczeń poszczególnych zbiorów i dokumentów, gdyż tylko w taki sposób nie będzie problemów z ich odnalezieniem. Warto pamiętać również o tym, że dokumenty muszą być archiwizowane w ciągu pięciu lat od momentu, którego dotyczą. Muszą być one udostępniane w trakcie tego okresu na każde żądanie odpowiednich jednostek kontrolnych. Bardzo ważne jest także odpowiednie zabezpieczenie dokumentów w formie cyfrowej, oraz utrudnienie do nich dostępu tym osobom, które nie są uprawnione do wglądu w takie właśnie dokumenty. Jednocześnie, dokumenty powinny spełniać wszystkie obowiązujące wymogi oryginalności oraz wiarygodności. W wyniku archiwizacji dokumentów elektronicznych, nie powinna ucierpieć ogólna czytelność dokumentów, a także integralność znajdujących się na nich treści. Jeśli chodzi o zachowanie integralności zarchiwizowanych elektronicznych faktur czy innych dokumentów ważne jest, by nie dokonywać w niej po prostu żadnych zmian danych.

Jeśli chodzi zaś o możliwie jak najlepszy wybór nośnika do przechowywania takich dokumentów, to może być to albo dysk twardy, bądź też dostępna przestrzeń w chmurze. Bardzo ważne jest jednak, aby ograniczyć dostęp do wybranego miejsca przechowywanych na danym nośniku dokumentów elektronicznych. W obecnym czasie coraz większa liczba przedsiębiorstw oraz jednostek samorządu terytorialnego wykorzystuje do swojej pracy dokumenty w formie elektronicznej. Wszystko z tego względu, że jest to zdecydowanie najlepszy sposób na oszczędność miejsca, a jak również i czasu, potrzebnego na odnalezienie konkretnych dokumentów. Należy jednak pamiętać o konieczności zachowania właściwych procedur podczas archiwizacji takiej dokumentacji.

Czym kierować się przy wyborze ścieżki rozwoju?

Poszukiwanie odpowiedniej drogi rozwoju zawodowego oraz osobistego, wielu osobom sprawia poważne trudności. Wynika to najczęściej z faktu, że takie osoby nie posiadają na swój temat zbyt dużych ilości informacji. Kluczowe jest odpowiedzenie sobie na kilka pytań, które okażą się w tym niezwykle pomocne.

Podejmowanie trudnych decyzji

Tryb nauki w Polsce raczej nie sprzyja ukierunkowanemu rozwojowi swoich zainteresowań. Dlatego też wiele osób ma problem z odpowiedzeniem sobie na pytanie, jaką dobrą ścieżkę kariery wybrać. Aby to ustalić, kluczowe może być odpowiedzenie sobie na kilka pytań, na które odpowiedzi warto poszukiwać w dzieciństwie. Jedną z najważniejszych do ustalenia kwestii jest to, czy jest się osobą obdarzoną umysłem ścisłym, czy też humanistą. W tym pierwszym przypadku, mogłaby o tym świadczyć łatwość w rozwiązywaniu zadań matematycznych, z logicznym myśleniem, czy też projektowaniem. W tym drugim przypadku, dziecko – humanista wyróżnia się łatwością w posługiwaniu się słowem pisanym, czy talentem do rysowania. Kolejny bardzo istotny czynnik to to, czy ma się predyspozycje do pracy z ludźmi, czy jednak w dzieciństwie większą przyjemność sprawiała zabawa w samotności.

Kolejny ważny czynnik, który powinien mieć wpływ na wybór ścieżki zawodowej, to preferowany tryb życia. Część osób nie potrafi usiedzieć w miejscu i lubią mieć ciągle “zajęte ręce” – cechy te nie mijają wraz z wiekiem. Takie osoby świetnie sprawdzą się w zawodach związanych z pracą i wysiłkiem fizycznym. Druga część osób za to zdecydowanie bardziej preferuje czas spędzony w ciszy i samotności, bez większej aktywności czy też ze zmniejszonym poziomem stresu i nacisku z zewnątrz. Takie osoby, doskonale sprawdzą się na stanowiskach takich jak grafik komputerowy, czy też copywriter. Odporność na stres jest również bardzo ważnym czynnikiem, który powinien decydować o przyszłych kierunkach rozwoju. Prace związane z wyższym poziomem stresu są zazwyczaj lepiej płatne ale jasne jest, że niektórzy nie sa na tyle odporni psychicznie, aby poradzić sobie codziennie z bardzo dużym poziomem stresu. W obecnym czasie bardzo duża liczba osób, nie tylko młodych ludzi, ma spore problemy z właściwym oszacowaniem swoich predyspozycji zawodowych. Aby je właściwie rozpoznać, warto cofnąć się wspomnieniami do czasów dziecinnych. Dzięki temu można sprawdzić, jakie zadanie sprawiały nam większą przyjemność, a jakie sprawiały nam spore trudności. Z ustaleniem tego mogą także pomóc testy osobowościowe, przeprowadzane przez doświadczonych doradców zawodowych.